Hétköznapi automatizáció
Amíg te dolgozol, alszol, nyaralsz vagy gyógyulsz, a rendszered dolgozik helyetted
Ugyanazok a feladatok és lépések, csak nem neked kell elvégezni őket
Emlékeztetők, utánkövetés, visszahívás, anamnézis kitöltése: azok a lépések, amiket most kézzel intézel, vagy munkaidő után, hétvégén.
MIKOR ÉRDEMES
Két kérdés, és eldől, automatizálható-e egy folyamat
Gondold végig a hétköznapjaidat és írd le, melyik az a feladat amiről az jut eszedbe : „Ne, már megint!”
megismétlődik?
Nem az számít, hogy bonyolult-e, hanem hogy hányszor csináltad már meg ugyanúgy.
- Az emlékeztető, amit minden foglalás előtt elküldesz.
- A kérdés, amit minden új érdeklődő feltesz.
- A kérdőív, amit minden első alkalom előtt kitöltetsz.
Ha ezt havonta tízszer megcsináltad, és mind a tízszer ugyanúgy, akkor lehet és érdemes automatizálni.
El tudod mondani lépésről lépésre?
Ha le tudod írni, mi mi után történik:
- „megjön a foglalás,
- kimegy a visszaigazolás,
- előtte egy nappal az emlékeztető”, akkor automatizálható.
Ha minden esetnél mérlegelned kell, hogy befér-e még egy ügyfél a naptárba, mit írj vagy dolgozol-e aznap, akkor még nem napi rutinról beszélünk, hanem döntésekről, amit nem lehet automatizálni.
Nem attól lesz automatizálható egy feladat, hogy bonyolult, hanem attól, hogy mindig ugyanúgy csinálod.
Ezért nem cégméret kérdése az automatizáció. Egy egyszemélyes vállalkozásban ugyanúgy megvan a napi rutin, mint egy ötfősben és fordítva. Hiába nagyobb valaki, ha még alakulóban van a működése, és hetente máshogy intézi ugyanazt a feladatot. Ott előbb a rutinnak kell kialakulnia. Automatizálni csak azt lehet, ami már létezik.
ebben gondolkodj
Ezeket a folyamatokat lehet automatizálni
01
Időpont-emlékeztető
Emlékeztető e-mail a foglalt időpont előtt, a te hangodon: kevesebb elmaradt időpont.
02
Utánkövetés
Aki érdeklődött, de nem foglalt, kap egy emberi hangú üzenetet, hogy ne felejtkezzen el rólad.
03
Visszahívás, ismétlés
Akinek esedékes a következő alkalom, automatikusan megkapja az emlékeztetőt. Például fogkőeltávolítás, szűrés, hajfestés.
04
Előzetes kérdőív, anamnézis
Az első találkozóra már úgy érkezik, hogy tudod, mivel jön. Fel tudsz készülni rá, és nem az alkalom felét viszi el a kérdezősködés.
05
Lemondás és várólista
Felszabaduló időpont esetén a rendszer szól azoknak, akik várnak. Nem marad üresen a napod.
06
Automatikus számlázás
Az alkalom után magától elindul a folyamat, és a papírmunka nem marad rád.
Mi az az AiControll?
Kontroll és felelősség. A név mindkét felét komolyan veszem
Sokan azért félnek az AI-tól, mert egy elszabadult rendszert képzelnek el, ami magától dönt, és akár kárt is okozhat. A valóság ennél sokkal szűkebb: az automatizáció csak azt teszi, amire pontosan felkészítetted.
Kontroll
Az Ai nem helyetted dönt, a döntéseidet hajtja végre
Minden automatizáció addig és annyit tesz, amennyit engedélyezel neki. A te döntésed, hogy, mikor szólal meg, mit írhat le és mi az, amihez hozzá sem nyúlhat.
Felelősség
Az ügyfeleid felé te felelsz azért, amit az Ai mond
Az Ai nem talál ki magától célokat, nem épít fel folyamatokat és nem indítja el magát. Ezt csak egy ember teheti meg. Ha valami rosszul sül el, annak nem a technológia az oka, hanem a szándék, ami mögé állították.
Olvasd el, mit jelent a kontrollált Ai
Referenciák
Ki mit csinál, hogy működjön
a te szereped
Átlátni a mindennapi működésed
- A folyamataid ismerete. Te tudod, hogyan zajlik nálad a napi, heti, havi adminisztrációs rutin. Ennek ismerete nélkül nem tudunk tervezni.
- A szövegek jóváhagyása. A leveleket a te nevedben küldi ki a rendszer, ezért végig kell olvasnod őket élesítés előtt.
- Visszajelzés az első hetekben. Ha valami nem úgy megy, ahogy vártad, azt te veszed észre elsőként.
az én szerepem
Megépíteni és felügyelni
- Az audit. Végigvesszük egy napodat, egy hónapodat, és ebből írom meg, mit érdemes megépíteni és milyen sorrendben.
- A folyamat megtervezése. Leírom lépésről lépésre, mielőtt bármit építek. Így előre látod, mi fog történni.
- Kivitelezés és tesztelés. Tesztadatokkal futtatom le a folyamatot, így a tesztelés során kiderül és korrigálható minden lehetséges hiba az élesítés előtt.
- Dokumentáció. Kapsz egy érthető leírást a folyamat működéséről és használatáról.
Vélemények
Akikkel együtt dolgoztam
„Olyan személyt kerestem, aki még ‚nem égett ki' a sok gépezős munkától, aki lendületes, kedves, és tudja a dolgát. […] Lényegretörő és informatív megjelenés volt a fő cél. […] Egy profi, informatív és osztható honlappal lettem gazdagabb, mint ennek előtte voltam.”
„Zsófival nagyon jó volt együtt dolgozni. Mindent közérthetően elmagyarázott, gyorsan reagált, és nem csupán megvalósította, amit kértem: közben segített tisztábban látnom, mit is szeretnék valójában átadni. Az egész folyamat alatt úgy éreztem, hogy együtt gondolkodunk.”
„Szüneteltetem a magánpraxisomat, de sokan keresnek telefonon, hogy mikor kaphatnak időpontot. Zsófi készített egy űrlapot az oldalamra, ahol feliratkozhat, aki szeretne hozzám járni, ha újra rendelek. A telefonálókat ide irányítom, a feliratkozók pedig időben értesülnek, amikor újraindítom a magánrendelést. Aki az oldalamon érdeklődik, telefon helyett egyszerűen feliratkozik, így most jóval kevesebb hívást kapok. Nagy segítség, hogy a páciensek egy helyen össze vannak gyűjtve, és egy körlevéllel könnyen elérhető és értesíthető mindenki.”
„Amikor elkezdtünk dolgozni, csak egy új weboldalra gondoltam. Zsófi viszont komplexen kezelte a szolgáltatásomat. Rendezvényekre járok, ahol a TOXINSTOP sátránál rengeteg emberrel találkozom, de korábban ezek a beszélgetések ott véget is értek. Zsófi épített egy rendszert, amivel a rendezvényeken rögzíteni tudom, ki járt nálam, és erre építve a hírleveleken keresztül sokkal több érdeklődőhöz tudok szólni. Így a rendezvényekből tudom feltölteni a naptáramat. Nagyon sokat köszönhetek Neki.”
Árak
Így indulunk
A setup egyszeri díj, a kezelés havidíjas. A setup hónapjában nem számolok fel kezelési díjat. A hirdetési keretet ezen felül a Google-nél kell fizetned. A megtérüléshez 3 hónapos elköteleződéssel érdemes számolni.
Lépés 1
Ingyenes konzultáció
30 perc
Elmondod, mi a probléma, amit meg szeretnél oldalni. Beszélgetünk és megmondom, tudok-e segíteni. A konzultáció nem kötelez semmire.
Innen indul a közös munka
Lépés 2
Audit
50.000 Ft
Max 2 óra konzultáció
Elmondod egy napod, egy heted és egy hónapod, ennek alapján összeállítok egy cselekvési tervet: mit és milyen sorrendben érdemes megépíteni. Az audit akkor is a tiéd marad, ha nem építünk tovább.
Lépés 3
Folyamatépítés
240.000 Ft-tól
1–3 hét
Megépítem, együtt teszteljük, és élesítés után 30 napig figyelemmel kísérem. Igény esetén segítek a karbantartásban.
Amivel még számolni kell
A felhasznált rendszerek havi előfizetése (Make, levelezőrendszer, SMS-küldő…stb) külön tétel, amit közvetlenül a szolgáltatónak fizetsz. Az auditban pontosan megkapod, nálad ez mennyi lesz és ha egy folyamat nem éri meg a saját havi díját, azt is megmondom.
Ár, idő, megtérülés
Mennyibe kerül, és tényleg megéri?
Az automatizáció kiépítése 240.000 Ft-tól indul, a komplexitástól függően. A megtérülés nem elvont ígéret: ha egy emlékeztető rendszer akár havi 2-3 lemondást/no-show-t megelőz, az adott árréstől függően gyakran már ez fedezi a havi költséget. Konkrét árajánlat előtt mindig átbeszéljük, nálad pontosan mi az a pont, ahol elszivárog az idő vagy a bevétel – onnan tudjuk kiszámolni a valós megtérülést.
Mennyi idő alatt térül meg egy automatizáció?
Ez a folyamat típusától függ. Egy emlékeztető vagy lemondáskezelő rendszer az első 1-2 hónapban érezhető, mert azonnal csökkenti a kiesett időpontok számát. Egy hosszabb ügyfélgondozási vagy visszatérés-ösztönző folyamat 3-6 hónapos távon mutatja meg magát, mert az ügyfél-életciklusra épül.
Mennyi idő alatt készül el egy automatizáció?
Egy egyszerűbb folyamat (pl. emlékeztető küldés) 1-2 hét alatt élesedik. Egy összetettebb, több rendszert összekötő folyamat 3-4 hetet is igénybe vehet. A pontos időzítést mindig a felmérés után adom meg, mert attól függ, hogy hány külső rendszerhez kell csatlakozni.
Technika és biztonság
Nem vagyok technikai ember, nekem ez túl bonyolult lesz?
Nem kell értened hozzá. A folyamatot én építem meg, te pedig csak használod – a legtöbb rendszer úgy fut, hogy észre sem veszed: kimegy az emlékeztető, frissül a naptár, megérkezik a visszajelzés-kérés. Átadáskor végigmegyünk rajta: megmutatom, mit hol látsz, és hova kell kattintanod, ha módosítanál valamit. Ha később elakadsz, írsz, és megnézem.
Már használok foglalási rendszert / CRM-et – ezt le kell cserélnem?
Nem feltétlenül. A legtöbb esetben a meglévő rendszeredre (foglalási naptár, CRM, számlázó, hírlevélküldő) építünk rá, és a Make.com köti össze ezeket egymással. Csak akkor javaslok váltást, ha a jelenlegi eszköz technikailag nem tud kommunikálni másokkal – ezt az első beszélgetés alatt kiderítjük.
Mi történik, ha elromlik valami, vagy leáll a rendszer?
Az automatizáció nem „romlik el” magától – egy ciklikusan ismétlődő folyamatra van beállítva, ami hónapról hónapra ugyanúgy fut. Ami mégis befolyásolhatja a működést, az a kapcsolódó szolgáltatók (pl. foglalási rendszer, CRM) saját beállításainak változása – ez ritka, de előfordulhat. Pontosan ezért van értelme a karbantartásnak: ha erre nem fizetsz elő, akkor is jelezheted, ha valami nem stimmel, és egyszeri díj ellenében megnézem és kijavítom.
Biztonságos? Mi lesz az ügyfeleim adataival?
Igen – a Make.com-mal érvényes adatfeldolgozói szerződés (DPA) van érvényben, és a folyamatokat úgy építem, hogy csak azok az adatok mozogjanak, amik a működéshez szükségesek. Ha egészségügyi vagy más érzékeny adatot kezelő vállalkozásról van szó (pl. terápiás, orvosi praxis), ezt külön figyelembe vesszük a folyamat tervezésénél.
Együttműködés
Túl kicsi a vállalkozásom, nem túlzás ez nekem?
Az automatizáció pont a kisebb, egy-két fős vállalkozásoknak éri meg igazán – mert nálad nincs recepciós vagy asszisztens, aki ezeket a feladatokat manuálisan elvégzi. Ez nem csak időmegtakarítás kérdése: egyedül egyszerűen nem lehet mindent fejben tartani és kézzel intézni. Az automatizáció leveszi rólad azt a terhet, hogy neked kelljen emlékezned, követned és időben lépned minden egyes ügyfélnél.
Mi a különbség egy automatizáció és egy recepciós/asszisztens felvétele között?
Egy alkalmazott bért, betanítást, szabadságot és hibalehetőséget is jelent – az automatizáció ezzel szemben egyszeri beépítés után hónapról hónapra ugyanúgy fut, nem felejt el emlékeztetőt küldeni, és nem kell mellé menedzsment. Ahol viszont személyes, empatikus kommunikációra van szükség, ott nem automatizációt javaslok, hanem azt, hogy a te idődet szabadítsuk fel erre.
Kötelező hosszú távú szerződést kötnöm veled?
Nem. Az automatizáció megépítése egyszeri projekt, ehhez nem kell hosszú távú szerződést kötnöd. Ha szeretnéd, hogy a karbantartást és a további fejlesztést is folyamatosan én kövessem, azt havi formában tudjuk vinni – de ez egy külön, opcionális szolgáltatás, nem feltétele annak, hogy a kiépített rendszer a tiéd maradjon és tovább működjön.
Ha lemondom az együttműködést, mi marad utánam?
A kiépített automatizáció a tiéd marad, a saját Make.com és egyéb fiókjaidban fut. Nem vagy egy zárt, csak általam elérhető rendszerhez kötve – ha úgy döntesz, más is átveheti a karbantartását.
Honnan tudom, hogy nekem pontosan milyen automatizációra van szükségem?
Ez az első beszélgetés célja. Nem neked kell előre kitalálnod a megoldást. Végigmegyünk azon, hol vesztesz időt vagy ügyfelet (időpontfoglalás, emlékeztetés, visszajelzés-kérés, visszatérés-ösztönzés), és ebből együtt rajzoljuk fel, hol éri meg elsőként automatizálni.
Hétköznapi automatizáció
gyakorlati útmutató
Nyolc rendszer, amit valós magyar kisvállalkozásoknál építettem meg. Nem elmélet, éles példák.
Mi van benne?
Orvosoknak, pszichológusoknak, edzőknek, terapeutáknak írtam és mindenkinek, aki időpontokból él.
Készen állsz a közös munkára?
Foglalj időpontot egy 30 perces, díjmentes beszélgetésre, és mondd el, hol akadtál el. A végére megtudod, mi a következő lépés.
Ha most foglalsz, a beszélgetésen már a november 17-i kezdést tudjuk tervezni.